Stellenausschreibung

Datenschutzhinweise Bewerbungsverfahren

Wie die Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens verarbeitet
(Informationen nach Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung)

Wenn Sie sich mit einer Bewerbung an uns wenden, verarbeitet die Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen Ihre personenbezogenen Daten in Verfahren, die unter anderem den Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte sicherstellen sollen. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zu Ihrer Person, aber auch zu Sachverhalten, die mit Ihrer Person in Verbindung stehen. Bei der Erhebung, Speicherung, Übermittlung und sonstigen Verarbeitungen genügen wir höchsten Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten. Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sich darüber informieren, 

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber uns haben.

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können Sie im Internet unter https://www.gesetze-im-internet.de (Bundesrecht), https://www.landesrecht-bw.de (Landesrecht Baden-Württemberg) und https://eur-lex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) in der jeweils geltenden Fassung abrufen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Verantwortliche Stelle

Ihre personenbezogenen Daten werden durch die

Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen
Karlsruher Str. 2
68723 Schwetzingen

verarbeitet.

b) Ihr Ansprechpartner bei Fragen zum Datenschutzrecht: die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte

Es gibt eine für den Datenschutz zuständige Person, an die Sie sich bei datenschutzrechtlichen Fragen - auch vertraulich - wenden können:

Behördliche(r) Datenschutzbeauftragte(r)

Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen
Karlsruher Str. 2
68723 Schwetzingen
E-Mail: datenschutz@hfr.justiz.bwl.de

Diese Person ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Sie kann Ihnen keine Auskunft zum Bewerbungsverfahren geben und keine Rechtsberatung erteilen.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung offengelegt werden, nur, soweit dies zur Wahrnehmung der Aufgaben der Hochschule für Rechtspflege erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten liegt in der Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens. Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung nennen, ausschließlich zur Prüfung Ihrer Eignung für die Stelle und zur Durchführung des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens. Zu den dafür erforderlichen personenbezogenen Daten gehören beispielsweise Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Verwandtschaftsverhältnisse, ggf. Besoldungs- oder Entgeltgruppe), Ihre Kontaktdaten (wie private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und Ihre Qualifikationsdaten (wie Bildungshistorie, Berufstätigkeiten, Beurteilungen, Zeugnisse, Fort- und Weiterbildungen, ärztliche Zeugnisse). Insbesondere können sich solche Daten aus den Bewerbungsunterlagen, Personalakten sowie einem Vorstellungsgespräch ergeben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und des einschlägigen Fachrechts wie dem Landesbeamtengesetz (LBG) und dem Landesrichter- und -staatsanwaltsgesetz (LRiStAG).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem Bewerbungsverfahren sind § 15 Absatz 1 LDSG, § 83 Absatz 1 LBG i.V.m. § 8 LRiStAG sowie Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a, c und e DS-GVO.

Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung und Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie zum Beispiel Gesundheitsdaten) werden von uns auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g DS-GVO in Verbindung mit § 15 Absatz 2 LDSG verarbeitet, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens erforderlich ist.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens können die Daten zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa während laufender Rechtsbehelfsfristen oder um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Es gelten dann die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung, speziellen Bundes- und Landesrechts und des Landesdatenschutzgesetzes.
Zu anderen als den genannten Zwecken werden Ihre personenbezogenen Daten nur weiterverarbeitet, wenn es eine gesetzliche Grundlage für die jeweilige Datenverarbeitung gibt oder, wenn Sie in eine solche Weiterverarbeitung vorher ausdrücklich eingewilligt haben.

3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?
Die Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen kann Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur bei Ihnen als betroffener Person erheben. Ausnahmsweise werden – nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder mit Ihrer Einwilligung – bei anderen Stellen, zum Beispiel bei Gerichten, Staatsanwaltschaften oder anderen öffentlichen Stellen Informationen eingeholt, die wir andernfalls bei Ihnen direkt erheben müssten, wie beispielsweise eine unbeschränkte Auskunft aus dem Bundeszentralregister bei dem Bundesamt für Justiz.

4. Wem gegenüber werden Ihre personenbezogenen Daten offengelegt?
Die Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen legt im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens Ihre personenbezogenen Daten seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten gegenüber nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften offen oder wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.

a) Innerhalb der Hochschule für Rechtspflege werden Ihre personenbezogenen Daten nur denjenigen Personen offengelegt, die mit der Durchführung des Verfahrens oder nach dessen Abschluss mit der Aufbewahrung der Akten betraut sind, in denen Ihre Daten verarbeitet werden. So erhalten beispielsweise die Personalreferentinnen und Personalreferenten, die für die Beurteilung Ihrer Bewerbung zuständig sind, sowie deren Unterstützungspersonal Zugang zu den im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung erhobenen Daten. In den Entscheidungsprozess können auch deren Vorgesetzte eingebunden sein.

Für die Erledigung unserer Aufgaben benutzen wir gängige Bürosoftware sowie im Falle einer Einstellung auch IT-gestützte Personalverwaltungssysteme, in die Ihre Daten eingegeben werden. Dabei arbeiten wir auf gesetzlicher Grundlage auch mit anderen Stellen der Landesverwaltung oder sonstigen ausgewählten Dienstleistern zusammen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diesen werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, offengelegt.

b) An folgende Stellen außerhalb der Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen übermitteln wir personenbezogene Daten, soweit es für unsere oder deren Aufgabenerfüllung erforderlich ist:

• Die in Bewerbungs- und Einstellungsverfahren zu beteiligenden Stellen wie die Personalvertretungen, die Beauftragte für Chancengleichheit und die Vertrauensperson für schwerbehinderte Menschen.
• Die zuständigen Stellen gemäß Ihren Erklärungen zur Einholung von Informationen bzw. zur Übersendung von Unterlagen wie das Bundesamt für Justiz und Ihre bisherigen Ausbildungs- und Arbeitsstellen.
• Das Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg als unmittelbar vorgesetzte Dienststelle, soweit sie in eine Auswahlentscheidung einzubeziehen sind.
• Im Falle einer Einstellung ist auch das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Im Falle einer Neueinstellung überführen wir die Daten aus den Bewerbungsunterlagen in unser Personalverwaltungssystem und in die Personalakte. Bei der Bewerbung auf eine Stellenausschreibung werden die Bewerbung und die Entscheidung zur Personalakte genommen. Zudem nutzt die Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen die vorgenannten Personalaktendaten im Rahmen des Dienstverhältnisses, wie vom Gesetz in § 83 Absatz 1 LBG vorgesehen, für planerische, organisatorische, personelle, soziale oder haushalts- und kostenrechnerische Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden diejenigen personenbezogenen Daten weiterhin gespeichert, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig aus den rechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nach speziellen bundes- und landesrechtlichen Regelungen.
Die Bewerbungsunterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern für eine Neueinstellung werden im Falle einer Absage nach einer Vorhaltungszeit beispielsweise für eine erbetene Rücksendung vernichtet. Eine fortdauernde Speicherung zur Berücksichtigung in folgenden Bewerbungsverfahren erfolgt nur, wenn eine ausdrückliche Einwilligung Ihrerseits vorliegt.

6. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen und welche Folgen hat die Nichtbereitstellung?
Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt sowohl für die nach gesetzlichen Vorschriften verarbeiteten Daten als auch für diejenigen Verarbeitungen, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage gesetzlicher Erlaubnistatbestände verarbeiten, kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden, wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen.
Soweit wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erbitten, entstehen Ihnen bei einer Weigerung keine rechtserheblichen Nachteile; wir müssen Sie allerdings in diesem Fall bitten, die entsprechenden Daten selbst bei den speichernden Stellen anzufordern und uns zu übermitteln. Kommen Sie dem nicht nach, kann Ihre Bewerbung ggf. nicht berücksichtigt werden.

7. Keine automatisiert Entscheidungsfindung
Wir setzen im Bereich der Personalverwaltung keine Instrumente zur automatisierten Entscheidungsfindung ein.

8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der Hochschule für Rechtspflege Schwetzingen
Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

a) Recht auf Auskunft, Artikel 15 DS-GVO
Gemäß Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO haben Sie das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie Anspruch auf weitere Informationen. Das Auskunftsrecht wird durch das Recht Dritter am Schutz ihrer personenbezogenen Daten beschränkt (Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO).

b) Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 16, 17 und 18 DS-GVO
Sie haben nach Artikel 16 DS-GVO das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten steht Ihnen nach Maßgabe des Artikels 17 DS-GVO zu, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht oder nicht mehr zulässig ist. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Aufbewahrungsfristen für die betreffenden Akten abgelaufen sind, wobei wir dann die Akten von Amts wegen unaufgefordert vernichten.

Unter den Voraussetzungen von Artikel 18 DS-GVO besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

9. Ihr Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 DS-GVO
Sie haben gemäß Artikel 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir dürfen in einem solchen Fall die Verarbeitung Ihrer Daten nur fortsetzen, wenn ein zwingender Grund vorliegt. Ein zwingender Grund kann sich insbesondere aus Gesetzen ergeben, die der Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen oder uns zur fortgesetzten Verarbeitung zwingen, beispielsweise gesetzliche Aktenaufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Regelungen.
Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann gegebenenfalls Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

10. Ihr Recht auf Beschwerde bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz, Artikel 77 DS-GVO
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihrem Anliegen bezüglich Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Es steht Ihnen aber auch frei, sich mit einer Beschwerde an den

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

zu wenden. Er führt die datenschutzrechtliche Aufsicht aus.